주문이 늘어나면 재고관리는 어떻게 해야 할까? 이지어드민 도입 전 확인할 기준

온라인 판매 초기에는 재고관리가 어렵지 않습니다.

상품이 10개이고 재고가 각각 몇 개씩 남아 있는 정도라면 엑셀이나 판매자센터만으로도 충분히 관리할 수 있습니다.

하지만 상품이 100개, 500개로 늘어나고 하나의 상품에 색상과 사이즈 같은 옵션까지 생기기 시작하면 이야기가 달라집니다.

특히 여러 판매채널에서 동일한 재고를 판매하면 단순히 주문을 확인하는 것보다 실제 재고가 몇 개인지 정확하게 파악하는 일이 중요해집니다.

이 단계에서 판매자가 고민하게 되는 것이 이지어드민 같은 주문·재고 통합관리 시스템입니다.

중요한 것은 유명한 프로그램을 사용하는 것이 아닙니다.

현재 내 사업에서 재고관리 때문에 어떤 문제가 발생하고 있는지를 먼저 확인하는 것입니다.

상품 100개와 SKU 100개는 다르다

재고관리에서 먼저 이해해야 하는 것이 SKU입니다.

SKU는 판매자가 재고를 관리하는 하나의 단위를 의미합니다.

예를 들어 운동화 한 모델을 판매한다고 가정해보겠습니다.

색상은 3가지이고 각 색상마다 사이즈가 230, 240, 250, 260, 270mm까지 있다면 단순히 상품 하나만 관리하는 것이 아닙니다.

3개 색상 × 5개 사이즈 = 15개 SKU

를 관리하게 됩니다.

이런 상품을 50개 모델 운영한다면 단순 계산으로

50개 × 15개 SKU = 750개 SKU

가 됩니다.

상품 페이지는 50개일 수 있지만 실제 판매자가 확인해야 하는 재고 단위는 750개가 될 수 있다는 의미입니다.

그래서 온라인 판매 규모를 판단할 때 단순 상품 수보다 실제로 관리하는 SKU가 몇 개인지 확인하는 것이 중요합니다.

재고가 맞지 않으면 어떤 문제가 생길까?

재고관리 오류는 단순히 숫자가 틀리는 것으로 끝나지 않습니다.

실제 창고에는 상품이 없는데 시스템에는 재고가 남아 있다면 주문이 들어올 수 있습니다.

결국 판매자는 상품을 보내지 못하고 주문을 취소해야 할 수 있습니다.

반대로 실제 상품은 있는데 시스템상 품절로 되어 있다면 판매할 수 있는 상품을 판매하지 못하는 상황도 생깁니다.

예를 들어 실제 재고가 없는 상품에서 한 달 동안 10건의 주문이 추가로 발생하고, 이 주문들을 모두 취소해야 한다고 가정해보겠습니다.

주문 한 건을 확인하고 고객에게 안내하고 취소처리하는 데 평균 10분이 걸린다면

10건 × 10분 = 100분

의 추가 업무가 발생합니다.

여기에 판매기회 손실이나 고객불만까지 발생할 수 있습니다.

위 시간은 재고오류로 발생할 수 있는 업무량을 설명하기 위한 가상의 사례입니다.

핵심은 재고오류 하나가 주문·CS·배송 업무까지 연결될 수 있다는 것입니다.

여러 판매채널에서 같은 재고를 판매하면 더 복잡해진다

재고 5개가 남은 상품을 하나의 쇼핑몰에서만 판매한다면 비교적 관리하기 쉽습니다.

그런데 동일한 5개의 재고를 여러 판매채널에서 동시에 판매한다고 가정해보겠습니다.

쿠팡에서 주문이 들어오고, 다른 판매채널에서도 거의 동시에 주문이 발생하면 각 채널의 재고가 실제 보유수량과 맞는지 계속 확인해야 합니다.

상품이 몇 개 되지 않을 때는 사람이 직접 확인할 수 있습니다.

하지만 SKU가 수백 개가 되고 주문이 계속 발생하기 시작하면 수작업으로 모든 재고를 확인하는 것은 점점 어려워집니다.

이 시점부터 재고관리 시스템의 필요성이 커집니다.

이지어드민에서는 재고를 어떻게 관리할까?

이지어드민 공식 도움말을 보면 상품별 재고관리뿐 아니라 입고·출고·조정·배송·반품입고·반품출고 등 다양한 재고 작업을 기록할 수 있습니다.

또한 현재 재고를 조회하면서 정상재고와 불량재고 등을 구분할 수 있고, 재고 작업 이력을 확인할 수도 있습니다.

주문관리에서는 수집된 주문의 발주 과정을 관리하고 주문정보가 일치하는 경우 합포처리 등을 지원합니다.

CS 화면에서는 주문번호나 수령자 정보 등을 이용해 주문을 조회하고 재고정보도 함께 확인할 수 있습니다.

즉 이지어드민의 핵심을 단순히 ‘주문을 모아주는 프로그램’이라고 보기보다는 주문과 상품, 재고, 배송 과정에서 발생하는 정보를 연결해서 관리하는 시스템으로 이해하는 것이 좋습니다.

다만 사용하는 버전이나 설정에 따라 지원되는 기능이 다를 수 있으므로 실제 도입 전에는 현재 제공되는 기능을 확인해야 합니다.

재고수량보다 재고이력이 중요한 이유

재고관리에서는 현재 몇 개가 있는지만큼 왜 그 수량이 되었는지도 중요합니다.

예를 들어 시스템상 재고가 8개인데 실제 창고에는 6개밖에 없다고 가정해보겠습니다.

단순 엑셀에서 현재 수량만 계속 수정했다면 어느 시점에서 2개의 차이가 발생했는지 찾기 어렵습니다.

반면 입고, 출고, 배송, 반품 등의 이력이 남아 있다면 재고 차이가 발생한 시점을 추적하기가 상대적으로 쉬워집니다.

특히 직원이 여러 명이거나 창고가 나뉘어 있다면 누가 언제 어떤 재고작업을 했는지 확인할 수 있는 구조가 중요해집니다.

이지어드민의 현재고 조회에서도 재고작업 일시, 작업수량, 작업자, 재고메모 등의 로그를 확인할 수 있도록 안내하고 있습니다.

재고금액도 같이 봐야 한다

온라인 판매에서 재고는 단순히 상품의 개수가 아닙니다.

사업자의 현금이 상품으로 바뀌어 창고에 보관되어 있는 자산이기도 합니다.

예를 들어 평균 매입가격이 50,000원인 상품을 500개 보유하고 있다면

50,000원 × 500개 = 25,000,000원

입니다.

2,500만원의 자금이 재고에 들어가 있는 것입니다.

만약 이 가운데 20%가 장기간 판매되지 않는다면 단순 계산으로

25,000,000원 × 20% = 5,000,000원

상당의 매입자금이 장기재고에 묶여 있는 셈입니다.

따라서 판매 규모가 커질수록 단순히 ‘몇 개 남았는가’뿐만 아니라

어떤 상품에 얼마의 자금이 들어가 있는가

까지 확인할 필요가 있습니다.

이지어드민 공식 도움말에서도 현재고 조회 시 등록된 원가를 기준으로 재고금액을 확인할 수 있으며, 별도 설정이 필요한 재고자산현황 기능에서는 재고금액과 입고 대비 소진율 등을 조회할 수 있다고 안내하고 있습니다.

프로그램을 도입해야 하는 정확한 주문 건수는 없다

그렇다면 하루 주문이 몇 건일 때 이지어드민 같은 시스템을 사용해야 할까요?

정확한 기준은 없습니다.

하루 주문이 100건이어도 상품 종류가 몇 개 되지 않고 하나의 판매채널만 운영한다면 관리가 단순할 수 있습니다.

반대로 하루 주문이 30건이라도 SKU가 1,000개이고 여러 판매채널과 여러 창고를 사용한다면 재고관리는 훨씬 복잡할 수 있습니다.

그래서 주문 건수 하나만 기준으로 프로그램 도입을 결정하기보다는 다음과 같은 변화가 발생하고 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

첫째, 관리해야 하는 SKU가 빠르게 증가하고 있는가?

둘째, 여러 판매채널에서 같은 재고를 판매하고 있는가?

셋째, 실제 재고와 시스템 재고가 자주 맞지 않는가?

넷째, 품절 주문이나 재고 확인 때문에 CS가 반복되고 있는가?

다섯째, 입고·출고·반품 이력을 엑셀만으로 관리하기 어려워졌는가?

이런 문제가 반복되기 시작한다면 시스템 도입을 검토할 시점에 가까워졌다고 볼 수 있습니다.

엑셀을 버리는 것이 자동화는 아니다

재고관리 프로그램을 도입한다고 모든 문제가 자동으로 해결되는 것은 아닙니다.

처음 상품을 등록할 때 상품코드와 옵션을 제대로 정리해야 하고, 입고·출고·반품 등의 재고 움직임도 정해진 방식으로 처리해야 합니다.

잘못된 데이터를 입력하면 프로그램에서도 잘못된 재고가 표시될 수 있습니다.

따라서 중요한 것은 프로그램 자체보다 재고가 움직일 때 어떤 방식으로 기록할 것인지 운영 규칙을 만드는 것입니다.

상품 입고 시 재고 증가, 출고 시 재고 감소, 고객 반품 시 검수 후 정상 또는 불량재고 처리처럼 업무 기준을 정해두어야 합니다.

프로그램은 이 과정을 관리하기 쉽게 만들어주는 도구입니다.

재고관리 시스템의 목적은 품절을 막는 것만이 아니다

재고관리 시스템을 사용하는 가장 단순한 목적은 재고수량을 정확하게 유지하는 것입니다.

하지만 판매 규모가 커지면 그보다 더 중요한 목적이 생깁니다.

어떤 상품이 빠르게 소진되고 있는지, 어떤 상품에 재고가 많이 남아 있는지, 현재 재고에 얼마의 자금이 묶여 있는지를 확인하는 것입니다.

결국 재고관리는 배송업무만의 문제가 아니라 매입과 현금흐름을 결정하는 경영 문제로 연결됩니다.

그래서 이지어드민 같은 시스템의 도입 여부를 판단할 때도 단순히 ‘주문을 편하게 처리할 수 있는가’만 볼 필요는 없습니다.

현재 사업에서

재고오류 때문에 발생하는 비용

재고확인에 사용하는 시간

관리해야 하는 SKU 수

재고에 묶여 있는 자금

을 같이 확인하는 것이 좋습니다.

온라인 판매 규모가 작을 때는 엑셀과 판매자센터만으로 충분할 수 있습니다.

하지만 상품과 판매채널이 늘어나면서 재고의 흐름을 사람이 기억하기 어려워지는 순간부터는 재고관리 시스템이 단순한 편의기능이 아니라 운영관리 도구가 될 수 있습니다.

이지어드민의 현재 주문·재고 관련 기능은 공식 도움말과 홈페이지에서 확인할 수 있으며, 실제 제공 기능과 이용 조건은 변경될 수 있으므로 도입 시점의 정보를 확인하는 것이 좋습니다.